TATA PAMONG, TATA KELOLA & KERJASAMA

 Tata  Pamong, KEPEMIMPINAN,

 SISTEM Pengelolaan DAN Penjaminan Mutu

 

2.1   Sistem Tata Pamong

Sistem Tata Pamong menjamin terwujudnya visi, terlaksananya misi, tercapainya tujuan, berhasilnya strategi yang digunakan secara kredibel, transparan, akuntabel, bertanggung jawab dan adil.

Program studi PGRA memiliki sistem tata pamong yang memungkinkan terlaksananya secara konsisten prinsip tata pamong, dan menjamin penyelenggaraan Program studi PGRA dengan aspek-aspek sebagai berikut:

  1. Kredibel

Penyelenggaraan program studi yang kredibel melalui pelayanan dan pengelolaan berkualitas, memiliki kapabilitas untuk menimbulkan kepercayaan sivitas akademika, masyarakat dan pengguna lulusan. Hal ini dapat dilihat dari animo masyarakat yang tinggi untuk melanjutkan studinya di Program studi PGRA serta kebutuhan pangsa pasar.

Dalam pemilihan pimpinan di Program Studi Pendidikan Guru Raudhatul Athfal Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan IAIN Sultan Amai Gorontalo dilakukan berdasarkan syarat-syarat yang telah ditetapkan, hal ini dilakukan agar menghasilkan pemimpin yang mampu mengemban tanggungjawab sehingga mampu membawa prodi kedepan lebih maju dan lebih berkembang. Pengangkatan ketua prodi sesuai dengan aturan yang berlaku.

  1. Transparan

Adanya keterbukaan tidak terlepas dari perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Dengan perkembangan teknologi dan komunikasi sulit bahkan tidak mungkin untuk menepis dan mengendalikan setiap informasi yang masuk. Dengan demikian, transparansi pengelolaan Program studi PGRA dapat diakses oleh sivitas akademika, masayarakat pada umumnya dan pengguna lulusan.

proses transparansi informasi tidak hanya dapat diakses oleh sivitas Program studi PGRA tetapi masyarakat dapat juga mengakses informasi menyangkut keberadaan Program studi PGRA.

Mahasiswa, Dosen dan stakeholder dapat mengakases informasi Program studi PGRA melalui web site dan sistem informasi akademik (SIAK) IAIN Sultan Amai Gorontalo.

Pemilihan calon pemimpin dilakukan melalui beberapa tahapan, sehingga semua pihak mendapatkan kesempatan yang sama untuk dicalonkan sebagai calon pimpinan di Program studi PGRA Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan.

  1. Akuntabel

Manajemen Program studi PGRA yang profesional dengan terciptanya atmosfir akademik, internal manajemen, sustainability. Mendorong dosen dan mahasiswa melaksanakan tri dharma perguruan tinggi, menjamin mutu lulusan.

Pimpinan Program studi PGRA Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan dalam pengambilan kebijakan harus dilaksanakan berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang berlaku, dan bila tindakan tersebut  menyangkut  kebijakan  yang  sifatnya  strategis  maka Ketua Program Studi harus mendapatkan pertimbangan Dekan Fakultas dan diketahui oleh Rektor.

  1. Bertanggung jawab

Tata pamong pada Program studi PGRA dengan pengelolaan yang bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan prodi dengan mempengaruhi semua unsur dalam program studi, mengikuti nilai akademik, etika akademik dan budaya organisasi yang disepakati bersama, serta mampu membuat keputusan yang tepat dan cepat.

Pimpinan Program studi PGRA Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan IAIN Sultan Amai secara rutin setiap tahun memaparkan rencana kerja tahunan dan menyampaikan laporan pelaksanaan tugas tahunan sebelumnya dalam rapat pimpinan Fakultas bersama Jurusan/Prodi.

  1. Adil

Penyelenggaran program studi yang berkeadilan dengan memperhatikan nilai akademik, etika akademik dan budaya organisasi. Pemerataan tugas dan fungsi dosen melalui tindak lanjut sasaran kinerja pegawai (SKP) yang disepakati di awal tahun, penetapan rencana beban kerja dosen (RBKD) selanjutnya direalisasikan menjadi beban kerja dosen (BKD). SKP dan BKD memuat tri dharma perguruan tinggi yang dilaksanakan oleh dosen pada Program studi PGRA. Penentuan dosen pembimbing akademik dan penentuan dosen pengampuh mata kuliah melalui prinsip berkeadilan.

Mendorong mahasiswa melaksanakan kegiatan akademik dan non akademik, mengupayakan bantuan studi bagi mahasiswa miskin dan berprestasi dengan prinsip berkeadilan.

Pimpinan Program studi PGRA Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan IAIN Sultan Amai dalam tindakannya senantiasa berdasarkan ketentuan   peraturan perundang-undangan dan melibatkan seluruh komponen yang terdapat dalam struktur tata pamong prodi. Seperti penetapan  tenaga  pengajar dan penetapan Dosen Pembimbing Akademik.

  • Tata pamong yang dikembangkan adalah koordinatif, terbuka dan komunikatif. Pelaksanaan tata pamong mengikuti prinsip-prinsip demokrasi dalam pengambilan keputusan. Dalam penentuan kebijakan yang diambil didasarkan pada hasil rapat pimpinan  dengan  agenda  yangt terkait langsung dengan perkembangan sesuai situasinya..
  • Berkoordinasi dengan Wakil Dekan I, dalam hal mengatur penyelenggaraan ujian-ujian dan perkuliahan (jadwal kuliah, menata tim pengajar masing-masing mata kuliah, hasil penelitian dan, memimpin rapat- rapat dosen untuk persiapan awal semeste
  • Berkoordinasi dengan Wakil Dekan II dalam hal mengontrol dan mengawasi keuangan, administrasi baik dari perencanaan anggaran sampai dengan proses penggunaan serta Selain itu juga pembinaan staf juga merupakan tugas penting.
  • Berkoordinasi dengan Wakil Dekan Dekan III mengontrol dan mengarahkan kegiatan mahasiswa yang dikelola oleh  Badan Exsekutif Mahasiswa dan Himpunan Mahasiswa Jurusan/Prodi (HMJ/HMPS). Selain itu, menyalurkan minat dan bakat mahasiswa baik akademik maupun non akademik, serta menyeleksi penyelenggaraan beasiswa untuk mahasiswa berprestasi, Bidik Misi dan Beasiswa Supersemar.
  • Berkoordinasi dengan Staf Administrasi menyiapkan daftar hadir kegiatan belajar (dosen dan mahasiswa), menyiapkan sarana belajar (ruangan dan fasilitas kegiatan belajar di kelas, membantu dosen yang akan mengajar misalnya: foto copy bahan pengajaran), mengadministrasikan semua kegiatan belajar (daftar mahasiswa baru dan lama yang masih aktif, membuat daftar hadir dosen dan mahasiswa, mencatat semua keluhan mahasiswa yang berkaitan dengan pengajara
  • Pengambilan keputusan akademik mulai dari perencanaan perkuliahan dan yudisium, sampai pada penegakan hukum (kode etik) atau etika perkuliahan guna mengoptimalkan jalannya sistem tata  pamong  di  atas  harus didukung  oleh  Standar  Operasional  Prosedur (SOP).

Untuk memantau dan mengevaluasi pelaksanaan program agar tetap sesuai dengan visi, misi, sasaran, dan tujuan, program studi bersama dengan fakultas mengadakan pertemuan-pertemuan dengan dosen dan ketua-ketua kelompok untuk memberikan masukan dan pertimbangan yang dapat digunakan untuk membuat program kerja. Pertemuan tersebut dilaksanakan secara berkala, sekurang-kurangnya satu kali setiap semester.

  • Kepemimpinan

Kepemimpinan pada tingkat Program Studi berada pada ketua program studi dan Dekan sebagai pucuk pimpinan. Ketua program studi bukan merupakan jabatan struktural, dan bersifat kolegial. Kepemimpinan secara struktural mengandung konsekuensi susunan hierarkis, yaitu pengakuan adanya tata jenjang pimpinan. Hal ini pada umumnya dalam tata cara pelaksanaannya membutuhkan kualifikasi dan syarat formal. Di sisi lain, kepemimpinan kolegial diperuntukkan untuk pemecahan masalah secara holistik yang dapat memenuhi karakter multidimensional personal, yaitu dalam bentuk Rapat Kerja Fakultas maupun Program studi PGRA.

Secara operasional, pola kepemimpinan dalam Program Studi Pendidikan Guru Raudhatul Athfal (PGRA) mengikuti nilai, norma, etika, dan budaya organisasi yang disepakati bersama di lingkungan IAIN Sultan Amai Gorontalo, serta segala sesuatu yang terkait dengan keputusan diambil dengan cara yang cepat dan tepat. Pola kepemimpinan yang dijalankan mengartikulasi visi yang realistis, kredibel, serta mengkomunikasikan visi ke depan, yang menekankan pada keharmonisan hubungan antara sivitas akademik di lingkungan program studi, fakultas dan institut. Penciptaan keharmonisan dilakukan dengan memberikan arahan, tujuan, peran, dan tugas kepada seluruh unsur dalam program studi.

Kepemimpinan Program studi PGRA memiliki karakteristik yang kuat dalam hal:

  • Kepemimpinan operasional yakni berkaitan dengan kemampuan pimpinan Program studi PGRA menjabarkan visi, misi ke dalam kegiatan operasional program studi. Produk kebijakan sangat operasional dan konkrit.
  • Kepemimpinan organisasi berkaitan dengan pemahaman tata kerja antar unit dalam organisasi perguruan tinggi. Program studi PGRA memiliki Job deskription yang sangat jelas sesuai dengan manajemen organisasi program studi.
  • Kepemimpinan publik berkaitan dengan kemampuan menjalin kerjasama dan menjadi rujukan bagi publik. Program studi PGRA telah melakukan MOU dengan pemangku kepentingan diantaranya dengan pemerintah daerah dan perguruan tinggi yang ada di provinsi Gorontalo. Stakeholder, pengguna lulusan sering diundang dalam forum diminta pendapat, ide dan gagasan dalam mengembangkan program studi.
    • ­Sistem Pengelolaan

Sistem pengelolaan fungsional dan operasional Program studi PGRA berjalan sesuai dengan SOP, yang didukung dokumen yang lengkap.

Sistem pengelolaan fungsional dan operasional program studi mencakup planning, organizing, staffing, leading, controlling dalam kegiatan internal maupun eksternal.

 

  1. Planning

Program kerja yang telah ditetapkan dan disusun, dibuatkan perencanaan pelaksanaan atau kalender kegiatan yang disertai target capaian.

  1. Organizing

Rencana kegiatan yang tertuang dalam kalender kegiatan dibuatkan penanggungjawab disertai tugas dan tanggungjawab.

  1. Staffing

Untuk memperlancar kegiatan administrasi akademik pada program studi, ditunjuk staff administrasi yang bertanggungjawab terhadap kelancaran administrasi proses pembelajaran/perkuliahan.

  1. Leading

Kepemimpinan yang diterapkan adalah bottom-up-down, dimana Ketua Prodi menghimpun masukan dari staf, dosen dan mahasiswa pada saat pertemuan, kemudian membuat rencana kerja yang didelegasikan pada staf atau penanggungjawab kegiatan. Untuk melihat perkembangan, secara berkala dilakukan pertemuan untuk evaluasi kegiatan dan anggaran yang digunakan.

  1. Controlling

Seluruh kegiatan yang telah ditetapkan dan ditunjuk penanggungjawab serta pelaksanaannya, dikontrol oleh Ketua Prodi untuk memastikan setiap kegiatan berjalan sesuai rencana dan sasaran pencapaian beserta anggarannya.

2.4       Penjaminan Mutu

Sistem penjaminan mutu berjalan sesuai dengan standar penjaminan mutu, ada umpan balik dan tindak lanjutnya yang didukung dengan dokumen yang lengkap.

Secara kelembagaan, untuk mengkaji dan mengendalikan kualitas program studi yang ada, IAIN Sultan Amai Gorontalo telah membentuk Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) berdasarkan organisasi dan tata kerja (ORTAKER), sebagai lembaga penjamin mutu akademik yang berada pada tingkat institut. LPM telah memiliki auditor internal. Lembaga ini secara periodik melakukan audit penyelenggaraan kegiatan akademik dan adminsitrasi pada seluruh program studi yang ada di seluruh program studi.

Secara institusional di tingkat program studi fungsi dan peran unit Pengendali Mutu pada tingkat fakultas dan Program Studi Pendidikan Guru Raudhatul Athfal dilakukan oleh Komite Akademik Fakultas dan Program Studi. Dengan demikian, upaya pengembangan dan kendali mutu tetap berjalan dengan sangat baik.

Adapun bentuk-bentuk pelaksanaan penjaminan mutu di tingkat program studi antara lain dengan:

  1. Mengevaluasi (menghitung rata-rata) tingkat prestasi (tingkat pencapaian kompetensi mata kuliah) mahasiswa setiap semester (KRS/KHS).
  2. Melakukan evaluasi/revisi kurikulum bersama Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) dan Center for Teaching Staff Development (CTSD) secara berkala.
  3. Melaksanakan workshop peningkatan kualitas mengajar dosen (penyamaan persepsi penyusunan SAP/RKPS dan Silbus)
  4. Melaksanakan workshop penelitian bagi dosen dan mahasiswa
  5. Melaksanakan workshop penasehat akademik.
  6. Menyusun standar operasional prosedur (SOP) penyelenggaraan kegiatan program studi antara lain : pendoman akademik, pendoman penulisan karya ilmiah, pedoman kode etik mahasiswa, pedoman kemahasiswaan, monitoring kepenasehatan akademik.
    • Umpan Balik

Program studi PGRA melakukan umpan balik salah satunya dengan mengedarkan angket yang bersumber dari:

  • Dosen
  • Mahasiswa
  • Pengguna Lulusan

Analisis umpat balik, isi umpan balik dan tindak lanjut diuraikan pada tabel berikut:

Umpan

Balik

 Isi Umpan Balik Tindak Lanjut
(1) (2) (3)
Dosen 1.  Distribusi mata kuliah yang kurang merata.

 

2.  Dosen mendapatkan mata kuliah tidak sesuai dengan keahliannya.

 

 

 

 

 

3.  Sarana dan prasarana yang kurang mendukung.

 

 

 

 

 1.  Peninjauan kembali distribusi mata kuliah, sehingga terjadi pemerataan.

2.  Melakukan penetapan mata kuliah berdasarkan keahlian dosen dan bila ada mata kuliah yang tidak ada dosen tetap yang sesuai dengan keahliannya melakukan kerjasama dengan prodi serumpun.

3.  Peningkatan sarana dan prasarana pembelajaran, seperti pengadaan dan penambahan LCD, Laptop, Komputer, CD dan kelengkapan laboratorium.

 

 

 

 

Umpan

Balik

 Isi Umpan Balik Tindak Lanjut
(1) (2) (3)
Dosen
  1. Respon mahasiswa kurang aktif dalam perkuliahan.
  2. Referensi mata kuliah kurang memadai dan tidak up to date.
  3. Terdapat beberapa mahasiswa yang tidak aktif dalam mengikuti perkuliahan.
  1. Penerapan secara ketat persentase kehadiran minimal 80% sebagai syarat untuk mengikuti ujian.
  2. Penambahan literatur mata kuliah tertentu, walaupun dalam jumlah yang juga masih terbatas, dan pengaktifan hotspot areal (LAN)
  3. Meningkatkan kinerja dosen PA dalam membimbing problem yang dihadapi mahasiswa
Mahasiswa 1.     Ketersediaan sarana dan prasarana yang kurang memadai mengakibatkan intensitas tatap muka dosen berkurang.

 

2.     Pembahasan dalam perkuliahan seharusnya tidak terlalu normatif, namun juga memberikan kebebasan berpikir kontekstual bagi mahasiswa.

3.     Menggairahkan kegiatan kemahasiswaan

 

 1.      Intensitas prodi melakukan pembenahan sarana prasarana sehingga dosen dan mahasiswa intens dalam memberikan kuliah (e-learning).

2.      Melakukan koordinasi dan menigkatkan kompotensi para dosen melalui workshop dan diklat.

 

 

 

3.      Meminta dosen lebih intens membina kegiatan mahasiswa
  • Keberlanjutan

Upaya untuk menjamin keberlanjutan (sustainability) program studi ini, khususnya dalam hal:

  1. Upaya untuk peningkatan animo calon mahasiswa
  • Pihak prodi (ketua prodi, sekretaris prodi, dosen dan mahasiswa) mengadakan konseling secara berkala ke berbagai lembaga pendidikan menengah, baik secara kelembagaan maupun secara mandiri.
  • Mensosialisasikan pemberian bantuan studi dan beasiswa.
  • Menyebarkan pamplet-pamplet, stiker, leafleat dan lain-lain di sekolah/madrasah
  • Melakukan kegiatan ekstra kurikuler (HMPS) pembelajaran dan bimbingan pada sekolah/madrasah.
  • Menyelenggarakan pertunjukan dan pelatihan pada sekolah/madrasah.
  • Memberikan sosialisasi dan bimbingan belajar pada siswa sekolah/madrasah.
  1. Upaya peningkatan mutu manajemen:
  • Membuat struktur organisasi dengan uraian kerja masing-masing.
  • Melakukan pelatihan manajemen administrasi akademik kepada staff
  • Mengoptimalkan dan mengupdate data evaprodi secara berkala
  • Melaksanakan rapat/pertemuan koordinasi dan evaluasi kerja
  1. Upaya untuk peningkatan mutu lulusan:
    • Memberikan pelatihan berkaitan dengan kompetensi Pendidikan Guru Raudhatul Athfal.
    • Memberikan latihan soft skill dan hard skill
    • Memberi dukungan dan fasilitas pada pengembangan bakat/minat mahasiswa
    • Melalui HMPS, Prodi menunjuk instruktur atau fasilitator dalam kegiatan Pembelajaran Inovatif Ramah Anak.
    • Memberikan/mengikutsertakan mahasiswa pada kegiatan pelatihan dan pengembangan diri bidang RA/TK/PAUD.
    • Memberikan pelatihan/bimbingan praktik metode pembelajaran dan penelitian tindakan kelas.
  2. Upaya untuk pelaksanaan dan hasil kerjasama kemitraan:
    • Membuat rencana kegiatan yang disusun bersama dengan mitra kerja.
    • Melakukan kerjasama dengan perguruan tinggi dalam bidang tri dharma perguruan tinggi.
    • Melakukan kerjasama dengan pemerintah daerah di wilayah prov. Gorontalo dalam pengembangan sumber daya, tri dharma perguruan tinggi dan keterserapan alumi.
    • Melakukan kerja sama dengan Perkumpulan Program Studi (PPS) PGRA, Himpunan Mahasiswa PAUD Indonesisa (HIMPAUDI), Ikatan Guru Raudhatul Athfal (IGRA).
  3. Upaya dan prestasi memperoleh dana hibah kompetitif:
    • Mendorong Dosen melakukan penelitian secara mandiri dan kompetitif.
    • Mencari informasi tentang dana hibah kompetitif, baik melalui internet, dari kampus (DIPA) maupun melalui kerjasama dengan pemerintah daerah. Para dosen Program studi PGRA banyak terlibat dalam penelitian dana hibah kompetitif.
    • Melalui kerjasama dengan pihak pemerintah daerah, melakukan riset dan pendampingan pada madrasah/sekolah dan masyarakat dalam peningkatan sumber daya.